Prawie każdy kiedyś miał okazję lub będzie musiał rozpocząć korespondencję z kancelarią. Ważne jest, aby się do niej dobrze przygotować. Często wiadomości napisane w sposób nieoficjalny lub zbyt potoczny są nieodczytywane i usuwane. Chociaż e-maile zazwyczaj nie są z reguły tak formalne jak listy, to nadal muszą być napisane w pełni profesjonalnie i oficjalnie. Więc jak napisać formalną wiadomość e-mail do kancelarii?
Podział maila do kancelarii
Każdą wiadomość należałoby w zasadzie podzielić na kilka segmentów. Każdy z nich musi być przygotowany zgodnie z netykietą tak, by mail został uznany za oficjalny.
Tytuł
Tytuł musi być przejrzysty i konkretny. Zawrzyjmy w nim w kilku słowach naszą sprawę tak, by dzięki poprawnej konstrukcji tytułu mail mógł trafić od razu do odpowiedniej osoby. Skróci to znacznie czas oczekiwania na odpowiedź. Dobrze także zawrzeć w tytule imię i nazwisko nadawcy.
Przywitanie
Mail to nasze współczesne listy dlatego powinien rozpoczynać się formułą powitalną. Dobrym pomysłem jest zacząć e-mail zwrotem Szanowna Pani/Szanowny Panie/Szanowni Państwo. Dzięki temu adresat poczuję się doceniony i lepiej podejdzie do naszej osoby. Wyrażenia Dzień dobry oraz Witam nie zawsze są trafione. Nie wiemy, o jakiej porze mail jest odczytywany. Za to Witam jest przeznaczone dla osób już nam znanych najczęściej ważniejszych od nas. Najlepiej po przywitaniu postawić przecinek a treść zacząć od małej litery.
Wprowadzenie
Pisząc mail warto zwrócić uwagę by jego struktura była przejrzysta. Dobrze napisanego maila można bezproblemowo przeczytać zapamiętując nawet ważne szczegóły. Dlatego piszemy wprowadzenie, w którym rozwijamy tytuł.
Rozwiniecie
Rozwijamy nasza wiadomość. Piszemy wielkimi literami, zwracając się do odbiorcy. Dodatkowo skrótów w mailach oficjalnych powinniśmy unikać. Szczególnie jeśli skróty mogą być niejednoznaczne. Gdy już kończmy pisać, całości przeczytajmy jeszcze raz, zwracając uwagę na ewentualne błędy.
Zakończenie
Poprawne i najczęściej używane są zwroty „Z poważaniem” czy też „Z wyrazami szacunku”. Przekazują one odpowiedni szacunek odbiorcy. Nie trzeba za nimi stawiać przecinka. Pod nim należy podpisać się imieniem i nazwiskiem.